管理錦囊／站著開會 效率更高

【經濟日報╱吳嵩浩】 2010.11.29 02:30 am

福特六和汽車的內部會議，所有人都是站著開會，而且幾乎不發會議書面資料，全場所有人只會盯著白板上的一張紙。福特六和總裁李國寶表示，這種作法不但能提高會議效率，還能真正響應環保。 李國寶說，福特汽車有一項傳統，就是一周內會選擇幾個固定的日子開早會，會議的地點被稱為戰鬥房（war room），和其他企業會議室不同，戰鬥房空間不大，因為裡面完全沒有桌椅，只有一張白板，所有參與會議的同仁都站著討論事情。 他笑著說，要大家站著開會不是怕大家睡著，而是有三個目的，一是讓大家的距離能更靠近、互動更佳；二是站著開會能縮短會議時間；三是能讓大家更專心。「空 間較小，人與人的距離就變短了，互動當然也會比較好，而且大家會為了避免會議拖太久腳酸，自然會儘量避免不必要的討論主題與時間。站著開會肢體語言較豐 富，傳達訊息也能更精準。」李國寶說。 國立台灣大學工商管理學系教授陸洛也曾表示，追求率效成為許多企業再造的重要議題，許多英美大型企業倡導「站著開會」已行之有年。 組織心理學研究發現，一位成功主管大約要花44%時間進行人際溝通，開會就是最常使用的溝通型式，說明了職場中的決策都在會議中決定，如果能節省開會時間 又不影響決策品質，就是企業一大福音。而在國外研究中也顯示，傳統坐著開會的時間平均要20分鐘，但站著開會的時間只要一分鐘，遠比坐著開會少了34%， 兩種會議所做出的決策品質卻沒有差異。 李國寶表示，開會時只準備一張報告讓所有人盯著看，除了可以增加與會人的專注度外，另一個重要目的是落實環保政策。，如果每個人都看著自己手上的資料，不 但容易分心，也沒有互動，這樣的會議效率自然會受到影響，因此企業內部的會議，大部分都只提供一分資料並貼在白板或牆上，供所有人一起討論。 「我認為，站著開會來表達意見，還有在牆上貼出需要的圖表，就可以讓討論更聚焦，更有效率。」李國寶指出，企業都在推動環保節能，每次會議列印一堆文件，就是不環保的行為。 就汽車產業而言，除了研發更省能源、低污染的交通載具之外，企業也應該為環境盡力，能從會議中減少紙張的浪費，就是好的開始。 【2010/11/29 經濟日報】